Juan Carlos Montejano: “Una avanzada plataforma de Sourcing mejora la gestión y los resultados de Compras”

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De impulsor de la digitalización en grandes compañías a emprendedor

Juan Carlos Montejano participó en 1997 en la primera gran transformación de Compras realizada en España, la de Telefónica, coordinando su extensión a más de un centenar de compañías del grupo en 17 países y promoviendo poco después la digitalización de la función.

Según datos presentados en 2008 en un evento internacional celebrado en Bruselas, Telefónica ya gestionaba en ese momento 17.000 M€ mediante e-Sourcing.

Juan Carlos era entonces Director de Procesos de Compras de Telefónica, Administrador Único de Telefónica Compras Electrónicas y Consejero de Adquira.

En 2009 asumió la Dirección de Compras de FCC para diseñar y liderar la primera transformación de Compras en el sector de Construcción y Servicios Ciudadanos.

El nuevo modelo integró organización, procesos, mesa de compras y digitalización hasta la factura, alcanzando, según información publicada en Cinco Días en junio de 2012, un ahorro medio del 12 %. El proyecto de compras de FCC fue ampliamente premiado.

¿Por qué consideras tan determinante el uso de una plataforma de Sourcing?

Juan Carlos: Una avanzada plataforma de Sourcing mejora la gestión y los resultados de Compras y además es un catalizador para transformar otras dimensiones de la función, como lo son la profesionalización, el trabajo en equipo y las decisiones consensuadas, o la disponibilidad de buenos datos.

De las numerosas aportaciones directas destacaría dos. Por un lado, ayuda al comprador a realizar un trabajo riguroso tanto en la solicitud de ofertas como después en su análisis y comparación. Por otro lado, facilita la obtención de ofertas más competitivas y de mayor calidad.

Y, como catalizador, destacaría el hecho de que facilita que la gestión de la solicitud y recepción de ofertas la gestione el comprador al ser canalizadas por la plataforma, a la vez que el análisis técnico lo puede realizar el responsable técnico solicitante de la compra, accediendo a la plataforma y evaluando las ofertas sobre ella.

Del ahorro a la creación de valor: ¿cómo medir el impacto de Compras?

Después de tantos años impulsando procesos de transformación digital, ¿qué dicen los datos sobre su impacto real?

Juan Carlos: En Telefónica, los datos confirmaron lo que al principio intuíamos. Al comparar unas 300.000 adjudicaciones en distintos años y países, las ofertas gestionadas mediante la plataforma mostraban entre un 4 % y un 5 % más de ahorro que las recibidas por correo electrónico.

Con subasta, la diferencia llegaba al 8 %. También se reducía el tiempo de gestión.

Unos años después, un proveedor de otra empresa nos dio una pista sobre el motivo: presentar la oferta en una plataforma y saber que la recibe un comprador le generaba más confianza en que sería evaluada correctamente.

La plataforma también permite a las áreas solicitantes comparar mejor los aspectos técnicos y de servicio. Un buen uso de una avanzada plataforma de Sourcing facilita entrar en ese ansiado círculo virtuoso de colaboración y de ayuda a Compras a aportar más valor al negocio y a ganar reconocimiento de la función.

En FCC el ahorro alcanzó el 12 %. ¿Qué hubo detrás de ese resultado?

Juan Carlos: Era mejora sobre la planificación económica de la obra en el caso de compras de construcción, y sobre presupuesto en el caso de otras compras. Y no era atribuible únicamente a la plataforma digital.

En FCC la implantación de la plataforma de compras fue simultánea a la creación de un equipo de compras en la corporación, a la implantación de la mesa de compras y al hecho de que por encima de un umbral económico todas las compras eran gestionadas por Compras.

Es el conjunto de cambios lo que produce esa mejora.

Si atribuimos a la digitalización un tercio de ese resultado, una estimación que parece razonable, hablaríamos de un 4 %: el mismo orden de magnitud que reflejaban los datos de Telefónica.

Transformar Compras también significa transformar la forma de trabajar

La tecnología puede estar disponible, pero conseguir que una organización cambie su manera de trabajar es otra cuestión. ¿Dónde está la clave?

Juan Carlos: Cualquier plataforma de Sourcing o aplicación que te permita realizar la solicitud y recepción de ofertas, aunque sea mediante anexos, ya es mejor que el email. Sin duda.

No obstante, la funcionalidad que ofrece una tecnología avanzada facilita mucho el trabajo y es la que aporta todas esas ventajas que mencionaba.

Y hay una cuestión que puede resultar clave: que una plataforma sea amigable y fácil de usar genera menos rechazo y facilita la adopción. La gestión del cambio es mucho más fácil y a veces puede marcar la diferencia entre que se use o no se use.

Esto no es algo que dependa sólo de la funcionalidad, también depende de la configuración, de la estrategia de despliegue y otros factores, pero influye mucho.

La gestión de proveedores se ha vuelto cada vez más compleja. ¿Dónde ves hoy una de las principales oportunidades para avanzar?

Juan Carlos: El Sourcing es, en mi opinión, la piedra angular de una suite de Compras.

Otro módulo esencial es el de homologación y evaluación de proveedores: permite reunir su documentación, mantenerla actualizada y evaluarla con mayor eficiencia y objetividad.

A las empresas que empiezan a digitalizarse les recomiendo comenzar por la homologación y el Sourcing. Después pueden abordar los contratos, los pedidos y las facturas.

¿Puede una empresa mediana transformar Compras como una gran corporación?

Unos años después, Juan Carlos da el salto al emprendimiento y, junto con varios de sus más estrechos colaboradores, en 2013 funda Gestión de Compras Electrónicas (GCE).

Tras unos años realizando consultoría e implantación de plataformas digitales de compras, actividad que aún continúa realizando con compañías como Navantia, CLH, Eurofinsa, IBT Group, AENZA o EDP, en 2021 consigue alcanzar un acuerdo con JAGGAER.

El objetivo era hacer realidad el propósito de llegar a empresas de menor tamaño, eliminando las barreras económicas y operativas inherentes a una tecnología de este tipo.

Nace Procura Digital, la marca con la que GCE ofrece este servicio de plataforma de compras.

¿Qué otras diferencias existen al implantar una plataforma de compras?

Juan Carlos: Para las empresas medianas y pequeñas, las principales barreras son el coste y la complejidad de implantación. Configurar una plataforma avanzada exige un proyecto y su servicio recurrente puede resultar inasumible.

Con el acuerdo con JAGGAER buscamos eliminar esas barreras: ofrecemos acceso a la plataforma sin inversión inicial ni proyecto de implantación, con un coste asequible y acompañamiento basado en nuestra experiencia en Compras.

La plataforma funciona, además, como una comunidad. Cada empresa puede trabajar con sus proveedores y solicitar ofertas a los más de 2.100 que ya están registrados.

Tras los primeros años de prestación del servicio con la plataforma de JAGGAER, ¿realmente están aflorando esas aportaciones en empresas de menor tamaño?

Juan Carlos: Sí. Nuestros clientes están obteniendo esas aportaciones, como manifiestan con total claridad en testimonios los responsables de compras de Enagás Renovable, XEAL, Testa Homes o Atlas Renewable Energy.

Su grado de satisfacción con el uso de la plataforma es muy alto. Uno de ellos es gran empresa y tiene su propia plataforma de JAGGAER, y a la cual estamos ayudando a usar y a extraer todo el potencial de la plataforma.

El próximo reto: que Compras gane peso también en las empresas medianas y pequeñas

Más allá de la tecnología, ¿qué tiene que cambiar para que Compras gane relevancia en las empresas de menor tamaño?

Juan Carlos: Creo que recorrerán el camino que antes siguieron las grandes empresas. Poco a poco tomarán conciencia de la importancia de Compras y descubrirán cómo su digitalización puede mejorar la eficiencia, la competitividad y la rentabilidad.